Begroting

Koken kost geld, zegt het spreekwoord. En dat is niet anders voor een actie voor Dag van de Jeugdbeweging. Om achteraf niet met een financiële kater te zitten, is het belangrijk een goede inschatting te maken van inkomsten en uitgaven. Een begroting dus!

Inkomsten

Waar halen jullie het geld voor de actie?

  • Steek je er vanuit de lokale jeugdbewegingen geld in? Zo ja, bespreek duidelijk hoeveel je bereid bent daaraan te spenderen!
  • Ga eens aankloppen bij de jeugddienst. Mogelijk hebben zij (of de gemeente) een budget dat kan gebruikt worden voor dit soort acties en kun je daar beroep op doen.
  • De plaatselijke middenstand is je goede vriend! Sponsoring, zowel in geld als in natura, kan je heel wat opleveren. Spreek wel vooraf in je werkgroep af wat je kan en wil bieden aan je sponsors als return. Zie verder voor do’s & don’ts bij sponsoring.
  • Daarnaast werkt de nationale stuurgroep Dag van de Jeugdbeweging hard aan het afsluiten van sponsordeals voor ontbijtacties waarop alle lokale acties kunnen intekenen. Bij registratie word je op de hoogte gebracht van het sponsoraanbod.

Uitgaven

Een inschatting maken van je kosten, hoe doe je dat?

  • Maak een opsomming van alles in je actie dat mogelijks geld kost. Wees zo volledig mogelijk: (spel)materiaal, vervoerskosten, aankoop eten/drinken, kosten voor vergunningen & attesten (sabam, billijke vergoeding ...)
  • Maak een onderscheid tussen vaste kosten (die er zijn, ongeacht het aantal deelnemers) en variabele kosten (die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers).
  • Nu kun je verschillende scenario’s bedenken. Afhankelijk van je situatie vertrek je ofwel vanuit het budget en bepaal je hoeveel deelnemers je financieel aankunt; ofwel bepaal je hoeveel deelnemers je wil bereiken en zoek je op basis daarvan naar voldoende budget.

Onvoorziene omstandigheden

Bespreek in je werkgroep vooraf duidelijk wie de financiële verantwoordelijkheid draagt. Hoe gaan jullie om met een financiële put als je door omstandigheden plots veel meer kosten hebt dan voorzien?

Bij grote acties (met grote financiële risico’s) is het best dat er een vzw of andere organisatie met rechtspersoonlijkheid optreedt als organisator. Ook voor andere risico’s (burgerlijke aansprakelijkheid e.d.) is zo’n rechtspersoon goed om te vermijden dat je persoonlijk moet opdraaien bij eventuele moeilijkheden.