De basis leggen

Een werkgroep

Een actie voor de Dag van de Jeugdbeweging organiseer je niet alleen. Zorg er dus voor dat je een diverse en gemotiveerde werkgroep hebt waar je op kan rekenen.

Goede afspraken maken goede vrienden: maak een duidelijke taakverdeling op en verduidelijk wie welk engagement opneemt. Spreek ook af wanneer en hoe vaak jullie samenkomen, wie de vergaderingen voorbereidt en leidt ...

Zorg voor een ploeg medewerkers die je kan helpen bij het verspreiden van promo vooraf en praktische hulp op het evenement zelf.

Tijdstip

Een dag telt 24 uren, en deze kan je allemaal benutten voor het uitvoeren van je actie. Ongeacht welk tijdstip je kiest, wanneer je een activiteit plant tussen 00u00 en 23u59, dan is het een actie voor Dag van de jeugdbeweging.

Kies het meest geschikte moment van de dag uit voor jouw actie. Dat hangt af van verschillende factoren. Ga na wanneer je medewerkers beschikbaar zijn, moet iedereen die dag op school of werk zijn, dan plan je je activiteit het beste na of voor de school-/kantooruren. Want zonder medewerkers kan je het al helemaal vergeten.

Stel de zelfde vraag over je doelpubliek. Richt je je actie op schoolgaande jeugd, hou dan rekening met de schooluren van de scholen in de buurt. 

Hou ook de omliggende activiteiten in de gaten. Wordt er nog iets georganiseerd door een andere organisatie? Zoek uit wat en wanneer het is. Misschien zit er wel een samenwerkingsverband in. Maar elkaar beconcurreren door op het zelfde tijdstip iets te organiseren is wel echt geen goed idee. 

Locatie

Met Dag van de Jeugdbeweging willen we als jeugdbewegingen naar buiten komen, onszelf zichtbaar maken. Kies daarom een locatie waar ook volk passeert op het moment van je actie! Een plein, park, station ... zijn logische plaatsen maar je kunt ook eens door je gemeente kuieren om onverwacht leuke plekjes voor jouw actie te vinden.

Het lijkt misschien overbodig om te zeggen, maar zoek een locatie die aangepast is aan de actie die je plant: grootte, vorm, ondergrond, elektriciteit en infrastructuur ... Denk na wat je vereisten zijn en maak een checklist voor je zoektocht naar een geschikte locatie.

Denk aan veiligheid! Wil je koste wat kost je actie doen op een drukke verkeersader, zorg er dan voor dat ze die dag verkeersvrij is. En zorg voor de nodige afbakening van je actieterrein.

Maak indien nodig afspraken met de politie om de nodige toestemmingen voor het gebruik van openbare ruimte aan te vragen!
Voorzie een fietsenstalling met voldoende capaciteit.

Hou rekening met het weer! Is het nodig en/of mogelijk om (een deel van) je locatie te overdekken bij slecht weer? Of pas je je actie aan de omstandigheden aan?

Een begroting

Koken kost geld, zegt het spreekwoord. En dat is niet anders voor een actie voor Dag van de Jeugdbeweging. Om achteraf niet met een financiële kater te zitten, is het belangrijk een goede inschatting te maken van inkomsten en uitgaven. Een begroting dus!

Inkomsten:

Waar halen jullie het geld voor de actie?

  • Steek je er vanuit de lokale jeugdbewegingen geld in? Zo ja, bespreek duidelijk hoeveel je bereid bent daaraan te spenderen!
  • Ga op dit punt zeker eens aankloppen bij de plaatselijke jeugddienst! Mogelijk hebben zij een budget dat kan gebruikt worden voor dit soort acties en kun je daar beroep op doen.
  • De plaatselijke middenstand is je goede vriend! Sponsoring, zowel in geld als in natura, kan je heel wat opleveren. Spreek wel vooraf in je werkgroep af wat je kan en wil bieden aan je sponsors als return. Zie verder voor do’s & don’ts bij sponsoring.
  • Daarnaast werkt de nationale Stuurgroep Dag van de Jeugdbeweging hard aan het afsluiten van sponsordeals voor ontbijtacties waarop alle lokale acties kunnen intekenen. Bij registratie word je op de hoogte gebracht van het sponsoraanbod.

Uitgaven:

Een inschatting maken van je kosten, hoe doe je dat?

  • Maak een opsomming van alles in je actie dat mogelijks geld kost. Wees zo volledig mogelijk: (spel)materiaal, vervoerskosten, aankoop eten/drinken, kosten voor vergunningen & attesten (sabam, billijke vergoeding ...)
  • Maak een onderscheid tussen vaste kosten (die er zijn, ongeacht het aantal deelnemers) en variabele kosten (die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers).
  • Nu kun je verschillende scenario’s bedenken. Afhankelijk van je situatie vertrek je ofwel vanuit het budget en bepaal je hoeveel deelnemers je financieel aankunt; ofwel bepaal je hoeveel deelnemers je wil bereiken en zoek je op basis daarvan naar voldoende budget.

Onvoorziene omstandigheden?

Bespreek in je werkgroep vooraf duidelijk wie de financiële verantwoordelijkheid draagt. Hoe gaan jullie om met een financiële put als je door omstandigheden plots veel meer kosten hebt dan voorzien?

Bij grote acties (met grote financiële risico’s) is het best dat er een vzw of andere organisatie met rechtspersoonlijkheid optreedt als organisator. Ook voor andere risico’s (burgerlijke aansprakelijkheid e.d.) is zo’n rechtspersoon goed om te vermijden dat je persoonlijk moet opdraaien bij eventuele moeilijkheden.

Sponsoring - do’s & don’ts

Vanuit de nationale koepels hanteren we voor sponsoring van de Dag van de Jeugdbeweging een aantal principes, die we graag terugzien in de verschillende acties.
Onder sponsoring verstaan we, enerzijds, sponsoring in natura (het leveren van goederen of diensten, het ter beschikking stellen van materiaal) en, anderzijds, een financiële sponsoring waarbij de middelen kunnen worden aangewend voor een product dat onmisbaar is voor een initiatief.

Sponsoring is niet per definitie iets waar we afkerig van zijn, het helpt ons om onze werking uit te bouwen en om te gaan met het succes van het evenement. We willen ons er wel voor hoeden om blind mee op de kar van sponsoring te springen. Dag van de Jeugdbeweging is een samenwerkingsverband van acht jeugdbewegingen: Chirojeugd Vlaanderen, FOS Open Scouting, IJD, JNM, Jeugd Rode Kruis, KLJ, KSA, Scouts en Gidsen Vlaanderen. Bij jeugdbewegingen staat het pedagogisch project voor kinderen en jongeren centraal. Dat heeft als consequentie dat samenwerkingsverbanden verenigbaar moeten zijn met onze doelgroep, m.n. minderjarigen. Gezien ons pedagogisch project willen we ons in de eerste plaats ook steeds inventief en creatief organiseren en pas in tweede instantie terugvallen op sponsoring.

Deze tekst kan onmogelijk een opsomming zijn van alles wat kan en niet kan, het gezond verstand blijft dan ook altijd primeren bij de keuze van een sponsor. Er is ruimte om in overleg te gaan met een leverancier. Bij twijfel primeert echter steeds de voorzichtigheid.

Bij de keuze van een sponsor zijn er drie vragen die een positief antwoord dienen te krijgen alvorens we toezeggen:

  1. Ingeval van sponsoring in natura: zouden we dit ook overwegen moest het niet gesponsord worden/zou dit product bij betaling ook een optie zijn?
    Ingeval van financiële sponsoring: zouden we met deze partner ook op een andere wijze samenwerken, moest het niet om financiële sponsoring gaan? M.a.w. heeft de sponsoring een (pedagogische) meerwaarde?
  2. Past hetgeen we als return aanbieden binnen het initiatief dat we opzetten?
  3. Is de return (zichtbaarheid of andere) in verhouding met de sponsoring?

Wil je sponsoring aanvragen? Dan hebben wij een voorbeeldbrief voor je uitgewerkt.

Papierwinkel

Aanvragen stadsbestuur (materiaal, inname openbare ruimte …)

Zorg dat je deze belangrijke zaken op tijd aanvraagt en de documenten correct invult.

Hou deze documenten ook heel goed bij. Het is belangrijk dat je hier zorgvuldig mee omspringt.

Vergunningen e.d.

Ook vergunningen vraag je best op tijd aan. Anders bestaat de kans dat je later in de problemen komt. Alle vragen rond auteursrechten (SABAM, billijke vergoeding ...) vind je ook terug op de website van Fuifpunt. Neem deze info zeker goed door. Anders kom je voor onverwachte verrassingen te staan. Een boete wil je zeker en vast vermijden.

Over het algemeen moet je ervoor zorgen dat alles concreet op papier staat en dat je contracten en overeenkomsten goed bijhoudt.

Het is misschien ook handig dat het telkens dezelfde persoon is die de administratieve zaken ondertekent om verwarring te voorkomen.