Hoe organiseer je een actie
STAP 1: IDEE
Zoek anderen die ook graag mee willen werken aan dit evenement. Organiseer een brainstorm en overleg over de volgende zaken:
• Waarom wil je iets organiseren?
• Wat wil je exact bereiken?
• Wat ga je organiseren?
• Wie is de doelgroep?
• Gaat het buiten of binnen door?
• Met of zonder eten?
• Met of zonder muziek?
STAP 2: HAALBAARHEID
Fijn dat je allerlei gekke ideeën hebt, maar zijn die ook haalbaar en praktisch realiseerbaar? Denk vooral aan vergunningen, budget, locatie, techniek, logistiek … Pas als je een antwoord hebt op al deze vragen, kan je verder gaan. Je kan gerust bij andere organisatoren een draaiboek navragen om zeker te zijn dat je niets vergeten bent.
STAP 3: TEAM
Stel met zorg een team samen. Ga op zoek naar partners of medeorganisatoren en maak een duidelijke taakverdeling. Zorg ervoor dat je documentatie centraliseert. Er zijn heel wat internetapplicaties die het delen van documenten mogelijk maken. Gebruik ze!
STAP 4: EVENEMENT PROMOTEN
Bedenk via welke kanalen je jouw doelgroep kan bereiken en bepaal de boodschap. Maak een communicatieplan op, zodat je op een gepaste manier communiceert over jouw actie. Registreer je actie zodat iedereen ze makkelijk kan terugvinden!
STAP 5: MAAK EEN DRAAIBOEK
Door een draaiboek of planning te maken, vermijd je heel wat stress op de dag van je evenement zelf. Noteer in het draaiboek per tijdstip wat er moet gebeuren, waar het doorgaat en wie het uitvoert. Op die manier weet iedereen goed wat hen te wachten staat. Vergeet het opzetten, opruimen, foto’s maken, bedanking,... niet in je draaiboek op te nemen. Noteer ook contactgegevens, zodat je je medewerkers snel kan bereiken.
STAP 6: EVALUATIE
Doe achteraf een grondige evaluatie en schrijf neer wat je de volgende editie wil behouden of aanpassen. Zo kan je de volgende keer opnieuw een succesvolle actie organiseren.